U nájemních fit-outů se zpravidla nejvíce řeší samozřejmě termín otevření. Ten je ale ve skutečnosti výsledkem mnoha rozhodnutí, která přichází dlouho před zahájením samotné realizace. Pokud nejsou od začátku jasně nastavené postupy, odpovědnosti a návaznost jednotlivých kroků, může se i dobře připravený projekt rychle dostat do série doplňujících dotazů, změn v dokumentaci a následných časových posunů.

Koordinace nájemců proto není pouze o předávání podkladů a kontrole dokumentace. Jejím úkolem je řídit celý proces tak, aby všichni zapojení pracovali se stejnými informacemi, znali své role a věděli, kdy je potřeba učinit konkrétní rozhodnutí.

V praxi se v rámci koordinace potkává řada stran: pronajímatel, nájemce, jeho projektový tým, architekt, projektanti, technický dozor stavebníka, realizační firma i správce centra. Každý z nich řeší jinou část projektu, přitom jejich práce musí na sebe přesně navazovat. Právě zde vzniká prostor pro koordinátora nájemců, který drží přehled nad procesem, hlídá klíčové milníky a pomáhá včas identifikovat témata, která by mohla ovlivnit harmonogram nebo realizovatelnost návrhu.

Dobře nastavená koordinace má význam zejména v prostředí obchodních center, kde je potřeba skloubit požadavky nájemce s technickými, provozními a bezpečnostními pravidly objektu. Nejde tedy jen o to, aby byla jednotka připravena k realizaci, ale aby celý proces fungoval i během výstavby a vedl k bezproblémovému předání prostoru.

Na tomto principu jsme se podíleli také při přípravě nové prodejny šperků YES ve Westfield Chodov. Cílem bylo zajistit plynulou součinnost všech zapojených stran a vytvořit podmínky pro hladký průběh přípravy i následného fit-outu.